L’Italia è uno dei paesi europei dove le persone che lavorano hanno meno tempo libero a disposizione.
Lo dicono i dati raccolti dall’ISTAT: secondo l’ultima indagine sui tempi della vita quotidiana in Italia, i lavoratori e le lavoratrici hanno infatti in media 3 ore e 43 minuti di tempo libero al giorno.
Come saprai bene, però, spesso queste tre ore volano in fretta tra imprevisti e richieste dell’ultimo minuto.
Ma non dev’essere per forza così: esistono infatti strategie di gestione del tempo che possono aiutarti a ritagliare più tempo per te, per le tue passioni e i tuoi progetti e a sentirti meno in colpa quando le cose non vanno esattamente secondo i piani.
10 strategie per diventare cintura nera in gestione del tempo
1. Metti nero su bianco le tue abitudini
Il primo passo per imparare a risparmiare è capire come spendi.
Anche con il tempo funziona così: la prima cosa da fare per capire come puoi avere più tempo è capire dove se ne va tutto il tuo tempo.
Pensi sia semplice? Ti sbagli di grosso. La verità è che molte persone pensano di sapere perfettamente come impiegano il loro tempo - tanto (troppo) lavoro, poche distrazioni -, quando in realtà non è così.
Per scoprire davvero come impieghi il tuo tempo:
- Seleziona un periodo di tempo significativo (1-3 giorni)
- Crea una tabella oraria
- Compila ogni spazio con le attività che hai svolto durante quell’ora di tempo.
Non giocare sporco: questo esercizio serve a te, e funziona solo se viene svolto con sincerità. Se hai passato un’ora a scrollare su Instagram, scrivilo!
- Alla fine del periodo di tempo che hai selezionato, analizza i risultati che hai ottenuto.
Raggruppa le ore in categorie precise (lavoro, sonno, social media, attività domestiche, sport, divertimento, etc.) e chiediti: Qual è l’attività che mi richiede più tempo? Ne vale la pena? Come passo il mio tempo libero? Quante ore se ne vanno in cose che non mi soddisfano?
2. Stabilisci le tue priorità
Il modo in cui impieghi il tuo tempo indica quali sono le tue priorità nella vita.
Ma cosa succede se l’esercizio che hai appena fatto ti ha fatto capire che passi troppo tempo a fare cose che per te non sono importanti?
Niente paura: la gestione del tempo serve a questo, ovvero a far diventare priorità effettive le priorità che finora non lo erano mai state.
In base al confronto tra l’esercizio precedente e ciò che consideri importante per te e la tua vita (in generale o in questo preciso momento), scrivi una nuova lista delle priorità.
3. Pianifica la tua giornata tipo
La legge di Parkinson afferma che più tempo a disposizione si ha, più se ne spreca.
Di conseguenza, il segreto per non sprecarlo è pianificare con precisione le attività da svolgere in un determinato lasso di tempo.
Esistono modi diversi per farlo:
- Time blocking. La tecnica del time blocking consiste nel suddividere la giornata in blocchi temporali in cui svolgere una o più attività. Ogni blocco di tempo può essere diverso e andare dai 15 minuti alle due o tre ore: l’importante è che sia una suddivisione che rispetti i tuoi ritmi di lavoro. Fai qualche prova e se qualche attività va troppo per le lunghe, modifica il tuo programma per adattarlo alle tue esigenze;
- Batching: il batching consiste nel raggruppare attività simili tra loro in un determinato periodo di tempo. A differenza del time blocking, dove ogni attività ha il suo blocco di tempo dedicato, nel batching si concentra in un lasso di tempo tutti i compiti simili. Se lavori come social media manager, il batching per te potrebbe tradursi nel passare il lunedì mattina a pianificare tutti i post della settimana e il pomeriggio a girare una decina di reels uno dopo l’altro. Allo stesso modo, se sei un’ufficio stampa, potresti dedicare l’intero martedì alla scrittura di comunicati e il giovedì al contatto con giornalisti e giornaliste;
- La regola del tre. Inizia ogni giornata di lavoro scrivendo i tre obiettivi che vuoi raggiungere entro fine giornata. Ti serviranno per concentrare i tuoi sforzi e tenere bene a mente quali sono le tue priorità in quel determinato momento.
4. Evita il multitasking
Tieniti forte perché stiamo per rivelarti qualcosa di sconvolgente: il multitasking non esiste.
O meglio: non esiste per come abbiamo sempre pensato che esistesse.
Il nostro cervello non ci permette infatti di fare tante cose allo stesso tempo, ma di passare molto velocemente da una all’altra. Nel farlo, tuttavia, il cervello sceglie quali informazioni registrare e quali no.
In più, nel passare freneticamente da un'emergenza all’altra, il multitasking per come lo conosciamo danneggia la memoria a lungo termine e la creatività e riduce l’efficienza del 40%, facendoti perdere quindi un sacco di tempo prezioso.
Il rimedio ai danni del multitasking quindi è solo uno: fare una cosa per volta e dedicarle tutta la nostra attenzione.
PRO TIP: Senti che la tua concentrazione ogni tanto lascia a desiderare?
Dai una possibilità al deep work, una tecnica brevettata dal giornalista Cal Newport.
5. Inizia dalle attività più semplici
Il primo passo è sempre il più difficile. Perché quindi complicarsi la vita e iniziare proprio da quell’attività che non sopporti?
Inizia la tua giornata lavorativa sbrigando i compiti più urgenti, ma anche meno impegnativi e passa successivamente alle questioni più spinose. Il tuo cervello ti ringrazierà e dopo lo stretching iniziale sarà pronto a correre fino a fine giornata.
6. Scomponi progetti grandi in tanti micro-progetti
Immagina di avere davanti a te una bistecca (di carne o di soia, poco importa). Come inizi a mangiarla?
A meno che tu non sia nel cast dei Flintstones, la risposta più ovvia è: un boccone alla volta.
Lo stesso approccio funziona a qualsiasi progetto, anche il più complesso. Affrontare una grande mole di lavoro senza scomporla in compiti e traguardi progressivi è impensabile.
7. Non sottovalutare le pause
Non sentirti in colpa se ti prendi qualche pausa durante il giorno, specialmente quando arrivi a un punto morto del tuo processo creativo o senti la stanchezza prendere il sopravvento.
Se è vero, infatti, che tempo è denaro, il tempo che utilizziamo per fare pausa non è mai sprecato perché anche non fermarsi mai ha un prezzo.
Un prezzo che si misura in idee stantie e occasioni sprecate.
8. Individua e rispetta le tue ‘golden hours’
Persone diverse lavorano a ritmi diversi durante la giornata. Quelle che per qualcuna sono ore di massima concentrazione, per altre possono essere momenti da dedicare ad attività poco impegnative dal punto di vista mentale.
Riprendi l’esercizio del punto uno e usa lo stesso schema per segnare i momenti della giornata dove senti la concentrazione alle stelle.
Adatta la tua giornata di lavoro alle tue golden hours, ovvero le ore della giornata in cui sai di poter dare il meglio di te.
9. Tieni in ordine la tua inbox
Avere una scrivania disordinata non è una catastrofe (anche se di certo non aiuta). Avere la casella della posta elettronica sottosopra lo è.
Prenditi del tempo per suddividere le mail di lavoro in cartelle diverse (per cliente o tipo di servizio) e controlla periodicamente a tutte quelle a cui volevi rispondere.
10. Sfrutta i tempi morti
Ti ritrovi spesso ad aspettare la prossima videochiamata o l’arrivo di qualche cliente in ritardo?
Utilizza questi tempi morti per dedicarti ad attività che non richiedono troppi sforzi e che sono comunque fondamentali per la tua vita lavorativa, come rispondere alle mail, aggiornare i tuoi profili sui social o buttare giù qualche idea per il progetto a cui stai lavorando.
I nostri consigli non ti bastano e vorresti farti aiutare da qualche app pensata per la gestione del tempo?
Dai un’occhiata alla nostra guida Come gestire il tuo tempo in maniera efficace.
Più di 100 persone l’hanno già scaricata. Tu che aspetti?
