Come smettere di procrastinare quando si lavora da remoto

Con il lavoro da remoto è facile fare i conti con uno degli scenari più comuni e diffusi: la procrastinazione. Andiamo a scoprire cos'è e quali sono le 5 strategie per evitare di rimandare le tue attività!
I
5 minuti
Smetti di procrastinare quando si lavori da remoto

La pandemia ha fatto scoprire, o riscoprire, il lavoro da remoto: una grande occasione per gestire meglio il nostro tempo che richiede nuove consapevolezze e una bella dose di disciplina.

Fortunatamente, la pianificazione arriva in nostro aiuto.

Vista spesso come una “gabbia”, la pianificazione è in realtà una grande alleata che ci permette di essere più produttivi recuperando tempo libero.

Perché procrastiniamo?

Con il lavoro da remoto è facile fare i conti con uno degli scenari più comuni e diffusi: la procrastinazione.

Prima di tutto: cos’è la procrastinazione?

Spesso associata a una cattiva organizzazione, la procrastinazione è molto di più: è il nostro modo di fuggire da emozioni scomode, come la noia, l’insicurezza, il senso di inadeguatezza, la sindrome dell’impostore, la paura di fallire, la paura di non essere in grado di svolgere il compito e via dicendo. La procrastinazione ci aiuta ad alleviare temporaneamente le nostre paure interiori più profonde.

Se il compito è noioso, ci distraiamo dirottando la nostra attenzione su altro: talvolta aprendo il frigorifero, prendendo l’ennesimo caffè, controllando “velocemente” i social network e  la lista non finisce ovviamente qui!

Ogni distrazione diventa una scusa per allontanarsi dall'attività: qualche volta ci teniamo occupati in faccende domestiche mascherando la nostra procrastinazione in produttività.

Certo, avremmo dovuto comunque sistemare il cassetto dei calzini,ma perché farlo proprio ora che dobbiamo finire la presentazione per il prossimo meeting o il preventivo per il cliente? 

5 passi da seguire per smettere di procrastinare

Ecco alcuni consigli i per smettere di procrastinare: è un allenamento a piccoli passi, che se fatti costantemente, ci aiuteranno a essere produttivi e abbandonare questa cattiva abitudine.

1 - Consapevolezza delle emozioni

Il primo passo è prendere consapevolezza delle proprie emozioni.

Ogni volta che stai procrastinando un’attività chiediti:

“Quale emozione sto nascondendo?”

Individuarla ti aiuterà a riconoscere il pattern e mettere in atto un piano per smettere di procrastinare. La consapevolezza è il primo passo per il cambiamento.

2 - Crea una tabella di marcia 

Lavorare da remoto, spesso da casa, rende più arduo stabilire un confine tra il lavoro e la vita privata. Il lavoro tende ad espandersi: è la legge di Parkinson.

In poche parole, più tempo abbiamo a disposizione e più tenderemo ad utilizzarlo tutto. 

Lavorare da casa ci dà la percezione di avere “più tempo”. 

Se non pianifichiamo e non ci diamo una scadenza (e creiamo una tabella di marcia) impiegheremo più tempo del dovuto, semplicemente perché abbiamo la percezione di averne tanto a disposizione.

Soluzione: pianifica la sera prima la tua giornata di lavoro e per ogni attività stima un tempo definito.

3 - Definisci una scadenza e un tempo limite per ogni attività

Lavorare da casa non significa non avere orari, anzi!

Pianificare la giornata sarà fondamentale per lavorare senza stress ed essere più produttivi.

È necessario puntare alla qualità del lavoro e non alla quantità.

Molte persone dicono di lavorare meglio all’ultimo minuto perché sotto pressione; anche se è più complesso di quanto sembri, sicuramente avere la scadenza imminente “costringe” a non perdersi nelle distrazioni e a concentrarsi di più. Questa modalità di lavoro, però, se ripetuta nel tempo, può portare al burnout, oltre ad aumentare i margini di errori del lavoro svolto.

Pianificare un tempo limite per ogni attività aiuta ad ovviare la legge di Parkinson e costringe a rimanere concentrati e a eliminare le distrazioni.

Cosa succede se stimi un tempo per un’attività e poi non riesci a completarla? Niente paura!

Come dicevo prima, è questione di allenamento: avere una reale percezione del tempo necessario per ogni attività è un’informazione fondamentale e ti sarà di grande aiuto per pianificare in modo efficace la prossima volta. Parola d’ordine: consapevolezza.

4 - Crea la tua giornata di lavoro ideale in base al tuo livello di energia

Oltre al tempo, bisogna imparare a gestire le proprie energie. 

Qui è necessario fare un cambio di prospettiva.

Lavorando da remoto abbiamo la preziosa opportunità di gestire il lavoro in base al nostro livello di energia durante il giorno, "cucendo" la giornata su misura per noi .

Dobbiamo ricaricare le nostre energie durante la giornata e abbiamo la possibilità di alternare momenti di lavoro a momenti in cui ricarichiamo le nostre “batterie”.

Siamo sempre attenti a non scaricare il nostro smartphone, perché non dovremmo fare la stessa cosa con noi stessi?

Parola d’ordine: sperimentazione!

Sperimentare la nostra giornata ideale di lavoro sulla base delle energie sarà il vantaggio competitivo sul lavoro.

Via libera alla fantasia!

Un esempio? Il “nappuccino”, combinazione tra nap (pisolino) e cappuccino, unconsiglio che ci arriva direttamente da Daniel Pink, autore americano.

Trova il momento durante il pomeriggio in cui la tua energia è più bassa. Solitamente il miglior momento per fare un pisolino è 7 ore dopo il risveglio.

Crea un posto silenzioso:

1 - disattiva le notifiche del telefono

2 - chiudi la porta

3 - spegni la luce

4 - isolati dai rumori

Prima di addormentarti prendi il caffè!

Metti il timer a 25 minuti. Quando ti sveglierai, la caffeina inizierà a fare effetto.

Ripetilo ogni giorno: secondo Daniel Pink, più lo fai e più benefici ottieni.

5 - Crea intenzionalmente un ambiente senza distrazioni

Solo il 10% delle nostre distrazioni dipende da fattori esterni (la telefonata del collega, le notifiche dei social), mentre il restante 90% delle distrazioni dipende da fattori interni (noia, insicurezza e via dicendo).

Per controllare quel 10% di distrazioni tecnologiche:

  • disattiva le notifiche di qualsiasi app
  • mettio in modalità silenziosa il telefono
  • tieni sulla scrivania solo il necessario per il tuo lavoro
  • apri sul desktop solo le finestre necessarie per il tuo lavoro

Per aumentare la capacità di attenzione e la produttività, una delle soluzioni suggerite da Larry Rosen (professore emerito di psicologia alla California State University) è la “pausa tecnologica”.

Incoraggia gli studenti e i lavoratori a concedersi un paio di minuti per controllare avvisi, messaggi e altri messaggi dopo 15 minuti di lavoro profondo.

Il modo migliore per rimanere concentrati è mettere a tacere il telefono, girandolo a faccia in giù per evitare di visualizzare notifiche visive, disattivare gli avvisi e-mail e chiudere i siti web che distraggono.

È stato dimostrato che dopo circa 30 minuti, la concentrazione inizia a diminuire, quindi è importante fare piccole pause per rimanere concentrati sul compito principale.

I risultati hanno anche dimostrato che le interruzioni possono essere sorprendentemente brevi – solo un paio di secondi per alcuni compiti – per ottenere questo effetto.

Ci sono tantissimi modi per creare la propria giornata lavorativa in modo efficace, recuperando energia e tempo libero. Lavorare da remoto presenta molti vantaggi e per sfruttarli è necessario solo un po’ di allenamento!

Questo articolo è stato scritto da Stefania Brucini.
Stefania Productivity Coach e Founder di Simple Tiny Shifts®.

Ecco dove puoi entrare in contatto con lei e approfonidre queste tematiche: 

LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/stefaniabrucini/

Instagram: https://www.instagram.com/simpletinyshifts/

Website: www.simpletinyshifts.com

Podcast: “Valorizza il tuo tempo” https://open.spotify.com/show/2PjcpLYclBzVsEgeXjPRiF

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