Come evitare di essere sommersi dalle riunioni quando si è da remoto

Anche da remoto, le riunioni rimangono l’incubo di moltissimi. Ma come riuscire a uscire dal circolo vizioso delle riunioni inutili? Ecco i consigli degli esperti.
I
4 minuti
Ottimizzare le riunioni per i remote workers

Nonostante lo sfondo di molti meeting oggi non sia più l’ufficio ma l’armadio della camera da letto, le riunioni rimangono l’incubo di moltissimi dipendenti. Neanche il passaggio al lavoro da remoto infatti è riuscito a far svanire del tutto quella sensazione che molti incontri siano semplicemente mail che non ci hanno creduto abbastanza. Ma se neanche la tecnologia è riuscita a farci capire che le riunioni sono sempre più spesso fonte di stanchezza, ansia e frustrazione, cosa fare per cambiare davvero le cose?

5 trappole psicologiche da evitare quando si ha una riunione

Secondo Ashley Whillans, Dave Feldman e Damian Wisniewski, tre esperti in gestione del tempo e del benessere, l’unica soluzione per uscire dal circolo vizioso dell’organizzare o partecipare a troppe riunioni (il cosiddetto meeting overload) è ragionare sulle trappole psicologiche in cui cadiamo ogni volta che riceviamo un invito su Google Calendar. 

Ecco quali sono le più comuni e come riuscire ad evitarle:

 #1 La “meeting FOMO”

La “paura di rimanere esclusi” (più conosciuta con l’acronimo inglese FOMO, Fear of Missing Out) non vale solo per la vita personale, ma anche per quella lavorativa. Spesso, infatti, l’idea di non partecipare a una riunione non ci passa neanche per la testa: dire sì è un gesto automatico dettato dalla paura del giudizio dei colleghi o dei superiori. Il problema però è che partecipazione non fa necessariamente rima con produttività, anzi: con il passare del tempo la voglia di partecipare attivamente tende a scendere inesorabilmente, mentre la consapevolezza che quel tempo avresti potuto dedicarlo a progetti più urgenti diventa sempre più tangibile. 

Come combatterla: Se pensi che il tuo tempo possa essere speso in maniera migliore ma vorresti comunque dare il tuo contributo, parla con il tuo superiore e fagli presente quali sono le tue idee e le tue opinioni sull’argomento della riunione. In altri casi potresti anche fare il contrario e chiedere a un collega di farti un breve riassunto della riunione: dare al resto della squadra un feedback esterno – e quindi più oggettivo – può essere la chiave per risolvere problemi che durante la riunione sembravano irrisolvibili.

Se invece sei tu l’organizzatore o l’organizzatrice della riunione, cerca di invitare solo le persone che sai che sono davvero coinvolte in quel progetto o specifica che la loro presenza è gradita, ma non obbligatoria. Riduci la lista degli invitati al minimo e metti in chiaro che non ricevere un invito non è una mancanza di rispetto, ma una questione di priorità. Se possibile, invia un riassunto dei punti chiave dell’incontro anche alle persone che avresti potuto invitare ma che hai scelto di non farlo, in modo che tutto il gruppo sia comunque sulla stessa lunghezza d’onda.

#2 L’urgenza soggettiva

Credere che le nostre priorità siano le stesse di chi ci circonda è uno dei bias più comuni e poche persone fanno eccezione. Nel caso delle riunioni, i tre esperti chiamano “urgenza soggettiva” la tendenza che alcuni manager hanno a pianificare riunioni in base alle proprie necessità e i propri tempi, mettendo da parte gli impegni del resto dei dipendenti. Questo comportamento che non porta solo a grandi discussioni o momenti di tensione tra colleghi, ma può anche generare conflitti tra la vita personale e professionale di molti genitori che lavorano.

Come combatterla: Pianificare la riunione perfetta è un’arte. Pianificare una riunione che non rovini il pomeriggio alla maggior parte delle persone che lavorano con te è un risultato più che accettabile. Consulta i calendari dei tuoi colleghi e le loro disponibilità e prendi una decisione che rispetti il più possibile il loro tempo e i loro impegni. Cerca di farlo con il giusto anticipo, in modo che anche chi si trova in difficoltà possa organizzarsi per partecipare serenamente al meeting e soprattutto per non stravolgere completamente il flusso di lavoro dei tuoi colleghi.

#3 La riunione-ricatto

Alcune riunioni servono effettivamente per raccogliere idee e opinioni o per aggiornare i propri colleghi sull’avanzamento di un progetto. Altre, invece, sono uno strumento di controllo per capire se le scadenze sono state rispettate o se lo saranno nell’arco di qualche giorno. Nonostante la psicologia comportamentale sostenga che le riunioni-ricatto abbiano un effetto motivante su alcuni lavoratori, in molti casi si tratta di occasioni in cui una semplice mail o un breve report sarebbero state la soluzione migliore.

Come evitarle: Fai sapere a chi lavora con te che se le scadenze saranno rispettate, la riunione verrà automaticamente cancellata e al posto del promemoria che precede ogni meeting riceveranno un messaggio di congratulazioni. Se la scadenza non è stata rispettata, organizza una riunione per discutere degli imprevisti che hanno modificato il normale flusso di lavoro. Se tutti hanno rispettato la scadenza tranne il tuo collega Paolo, non organizzare nessuna riunione e trova la maniera giusta (magari con una mail o un incontro 1:1) di parlare con lui senza far perdere tempo al resto del gruppo.

«È vero: non esiste nessuna cura definitiva per la dipendenza dalle riunioni che abbiamo oggi. Le trappole che abbiamo individuato derivano da bias universali estremamente difficili da correggere», spiegano gli esperti sull’Harvard Business Review. «Ma se capiamo i meccanismi psicologici che stanno dietro alle riunioni inutili, allora sia per i manager che per i loro team non solo sarà più facile comunicare in maniera più sana, ma anche avere calendari meno disordinati».

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