5 consigli di netiquette per fare un’ottima impressione online

Anche il web ha le sue regole di educazione, ed è importante conoscerle. In questo articolo troverai 5 consigli per fare un’ottima impressione online.
netiquette, video call, mail di follow up

Sappiamo tutti quanto la prima impressione sia importante nel mondo del lavoro.

Sapersi comportare in modo consono ed educato è fondamentale per coltivare e mantenere rapporti.

Tuttavia a volte online si rischia, inconsapevolmente, di incorrere in gaffes che danno un’idea negativa della nostra persona.
Infatti, anche il web ha le sue regole di comportamento ed educazione, ed è importante conoscerle. 

1. Video call: come comportarsi

A volte il fatto di trovarsi di fronte a uno schermo può far dimenticare un certo grado di professionalità. È invece importante avere rispetto della persona con cui stiamo parlando. 

Le video call sono reali conversazioni

Nelle video call, anche se si può optare per un look più casual, è importante vestirsi in maniera comunque professionale.

L’ambiente deve essere consono, con uno sfondo neutro, dei quadri o una libreria. È importante una illuminazione frontale in modo che il nostro volto sia chiaramente visibile da chi ci vede in video. È opportuno fare sempre una prova webcam per evitare di scoprire troppo tardi che la nostra immagine appare come una sagoma nera. Tenere la videocamera accesa è sinonimo di buona educazione, soprattutto in una call con due o pochi partecipanti. Togliere il video impedisce di vedere il body language dell’altra persona e quindi entrare in empatia.

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Il contatto visivo è importante, è sinonimo di interesse. Accorgersi che la persona con cui parliamo sta guardando il telefono è molto sgradevole. Anche se il telefono è fuori dall’inquadratura, lo sguardo in basso è inequivocabile indicatore che non si sta seguendo la conversazione.

È buona norma collegarsi un paio di minuti in anticipo. Un’altra accortezza è spegnere il microfono per attutire i rumori di fondo mentre non si sta parlando. Ricordare però di accenderlo quando si prende parola!

Bere acqua è sempre ok, mentre bevande in tazza come caffè o tè andrebbero riservate solo ai momenti con i colleghi o persone con cui si è in confidenza.
Mangiare invece, soprattutto in una call dove ci si conosce la prima volta, non dà una buona impressione. 

Ultimo tip: impostare sempre una propria foto profilo, se la piattaforma lo prevede, che apparirà in caso di pause o momenti in cui è necessario spegnere la telecamera.

2. Linguaggio

In contesti lavorativi il linguaggio deve essere più che mai rispettoso, soprattutto perchè non si può mai sapere chi si ha davanti.

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Cura e ascolto

Non c’è niente di peggio che utilizzare termini offensivi per fare una terribile impressione che difficilmente potrà essere dimenticata.

Evitare in ogni modo battute nei confronti di minoranze e situazioni delicate.

È utile fare attenzione al titolo lavorativo delle persone. Se si hanno dei dubbi, controllare sulla loro pagina LinkedIn.
In caso di professioniste donne, la forma corretta per la grammatica italiana prevede il femminile per tutte le professioni.
Nel caso abbiate il sospetto che una donna desideri essere chiamata al maschile, ascoltate e notate la sua presentazione e, nel caso, utilizzate il termine che lei desidera.

Cercate di curare sempre i vostri testi, anche se vi trovate su piattaforme di messaggistica istantanea.

3. Tag social: da usare con attenzione

Il tag è uno strumento social per identificare le persone in una foto o per citare persone coinvolte in un progetto.

Come usare i tag?

Si sa che la ricondivisione di un post da parte di una persona influente può essere davvero importante per farci conoscere a un pubblico sempre più ampio.
Essere menzionati da profili con molti follower è uno dei modi migliori per crescere rapidamente. Tuttavia questi non vanno utilizzati a sproposito. 

Taggare qualcuno in un post che non lo riguarda è un comportamento irrispettoso. A volte vengono scritti dei “muri” di tag, nella speranza di essere ripostati da uno dei profili citati.
Vanno invece inseriti solo i tag dei collaboratori realmente coinvolti nel progetto.

Se proprio si vuole attirare l’attenzione di una persona che non conosciamo, è meglio condividere informazioni o articoli relativi al suo settore chiedendo magari un parere o un punto di vista. L’importante è che non sembri una disperata richiesta di attenzioni, ma una citazione circostanziata e coerente.

4. Scrivere bene una mail

Scrivere bene una mail è il nostro biglietto da visita. Comunicare correttamente e in modo semplice e immediato verrà subito notato in maniera positiva dall'interlocutore.

mail-notifiche

Qualche consiglio

  • Specifica sempre bene l’oggetto: rende facile la comprensione del fulcro del messaggio ed è utile per trovare i messaggi in futuro
  • Formatta in modo chiaro: usa spazi, grassetti per i passaggi chiave, dividi in paragrafi e utilizza elenchi puntati o numerati
  • Rispondi in tempi brevi, anche per dire no
  • Evita allegati pesanti, nel caso usa WeTransfer
  • Aggiungi sempre la tua firma con eventuale link ai social o al tuo sito web

Focus: le mail di follow up

Le mail di follow up sono molto importanti nel networking per permetterci di rimanere in contatto con persone per noi rilevanti. Inoltre, a volte un messaggio può fare la differenza e farci ricordare con piacere dall’altra persona. 

Cerca di impostare delle tempistiche per mandare questo tipo di messaggi. Ad esempio, massimo un giorno dopo la prima call conoscitiva.

Se desideri rimanere in contatto nel tempo può essere utile scrivere di tanto in tanto a quella persona, magari condividendo novità o link e notizie che possono essere per lei interessanti. Potrebbe essere utile segnare sul proprio calendario le date dei follow up per non dimenticare nulla.

5. Non dimenticare che dall’altra parte dello schermo c’è una persona

A volte il web può farci sentire più distanti.
Non dimentichiamo mai invece che i rapporti che stiamo creando, anche online, sono reali. 

Educazione e rispetto si basano su alcuni principi semplici, che una volta fatti nostri ci consentono di avere più sicurezza in tutte le situazioni. In questo modo avremo più tempo da dedicare ai nostri progetti e a ciò che realmente conta: costruire relazioni con le altre persone.

Cosa aspetti?Metti in pratica questi consigli di netiquette nella tua prossima call su Zwap!

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